Newsletter versenden – Ist das nach den aktuellen DSGVO Richtlinien überhaupt noch möglich?
Ja, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Und diese sind sehr wichtig, um eventuelle Strafen zu vermeiden!
Du fragst dich, was du denn alles dabei beachten musst? Dann lese weiter!
Wir zeigen dir, wie du deinen Newsletter Versand in nur vier Schritten gesetzeskonform abwickeln.
Schritt 1: Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrem Newsletter Anbieter abschließen
Nutzt auch du einen externen Dienstleister bzw. eine Software für deinen Newsletter Versand? Beispielsweise Mailchimp, Hubspot etc.
Dann solltest du jetzt besonders aufpassen!
Es handelt sich hierbei nämlich laut DSGVO um eine Auftragsverarbeitung, da die Software/der Dienstleister ebenfalls die Daten deiner Kunden verarbeitet.
Somit bist du verpflichtet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit diesem Unternehmen abzuschließen.
Schritt 2: Anmeldung zum Newsletter nach DSGVO Richtlinien gestalten
Ein besonders wichtiger Punkt beim Newsletter Versand ist das Anmeldeformular. Dieses ist notwendig, damit Kunden etc. selbstständig die Zusendung von E-Mail-Werbung anfordern können. Was wichtig ist, da die Zusendung von Newslettern nur mit Einwilligung des Kunden gestattet ist.
Das Anmeldeformular muss hierbei einige wichtige Informationen beinhalten:
Nur die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld angeben
Wenn du die Felder zur Eingabe der Kundendaten festlegst, solltest du beachten, dass du nur die E-Mail-Adresse als verpflichtend angibst. Natürlich kannst du auch noch weitere Daten, wie z.B. Name, Telefonnummer etc. abfragen. Jedoch beruht die Freigabe dieser personenbezogenen Daten auf Freiwilligkeit.
Die Kunden auf den Zweck der Verarbeitung hinweisen
Weiters solltest du die Betroffenen darauf hinweisen, wofür du ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. In diesem Fall z.B. für die Zusendung von Werbematerialien, Teilnahme von Gewinnspielen etc.
Über die Häufigkeit der Versendung informieren
Ebenfalls sollten die Kunden darüber informiert werden, wie oft sie mit E-Mails zu rechnen haben. Werden sie täglich mit Nachrichten bombardiert oder handelt es sich um monatliche Informationszusendung…
Inhalte des Newsletters bekanntgeben
Weiters solltest du die zukünftigen Empfänger deiner Newsletters über die Inhalte, die sie zu erwarten haben, informieren. Dies können z.B. Informationen über neue Produkte, Informationen über die Entwicklung des Unternehmens, News über bestimmte relevante Themen etc. sein.
Auf eventuelle Erfolgsmessung hinweisen
Benutzt du Tools, um den Erfolg des Newsletters bzw. das Verhalten von Lesern deiner Newsletters zu analysieren, musst du die Betroffenen darauf hinweisen. Denn auch in diese Art der Verarbeitung muss eingewilligt werden.
Datenschutzerklärung verlinken
Du musst sichergehen, dass der Betroffene auch wirklich über alle wichtigen Informationen zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten informiert wird. Daher solltest du unbedingt auch deine Datenschutzerklärung verlinken, in der dann natürlich auch alle Infos über den Newsletter zu finden sind.
Einwilligung einholen
Die freiwillige Anmeldung selbst gilt als Nachweis, dass der Betroffene der Versendung Ihres Newsletters zugestimmt hat. Damit die Einwilligung auch wirklich rechtswirksam ist, muss der Abonnent im Anmeldeformular ausdrücklich zustimmen. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie im nächsten Schritt.
So könnte deine Anmeldung zum Newsletter aussehen:
Schritt 3: Einwilligung zum Erhalt des Newsletters ordnungsgemäß einholen
Die Einholung einer eindeutigen Einwilligung ist der wichtigste Schritt bei der Versendung von Newslettern. Diese sollte in dem in Schritt 2 erstellten Anmeldeformular integriert sein.
Zwar ist die Form dieser Einholung nicht gesetzlich geregelt, jedoch ist es absolut empfehlenswert, diese aus Beweisgründen mittels Double Opt-In Verfahren durchzuführen. So bist du garantiert auf der sicheren Seite!
Was bedeutet Double Opt-In?
Dies ist ein Verfahren, bei dem du die Einwilligung der Betroffenen doppelt einholst. Zuerst gibt der zukünftige Abonnent seine E-Mail-Adresse bekannt und klickt auf eine, nicht zuvor ausgefüllte, Check-Box oder einfach auf einen „Absenden-Button“ zur Einwilligung in die Newsletter Versendung. Daraufhin erhält er von dir eine E-Mail Nachricht mit einem Bestätigungslink. Erst wenn er diesen anklickt, schließt er seine Einwilligung ab.
Dies ist nicht nur zu Beweiszwecken interessant, sondern garantiert dir auch, dass der Kunde wirklich eine echte E-Mail Adresse angegeben hat!
Achtung: Ausnahme!
Unter bestimmten Voraussetzungen ist laut §7 UWG die Zusendung von Werbematerial ohne vorherige Einwilligung erlaubt.
Man darf an Bestandskunden Werbung über ähnliche Produkte, wie diese, die gekauft wurden, ohne Einwilligung zusenden, wenn:
- man im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen E-Mail-Adresse erhalten hat,
- und auch diese Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet,
- der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und
- der Kunde bei Erhebung der Adresse eindeutig darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit ohne Kosten widersprechen kann
Schritt 4: Newsletter mit allen Pflichtinhalten erstellen
Auch bei der Erstellung des Newsletters selbst, musst du gewisse Dinge beachten. Denn dieser sollte nicht nur werbewirksam, sondern auch mit einigen datenschutzrechtlichen Inhalten gestaltet werden. Das solltest du zusätzlich in deinen Newsletter einbauen:
- einen funktionierenden Abmeldelink, damit die Betroffenen jederzeit und einfach die Versendung von Werbemails kündigen können
- ein Impressum bzw. den Link zu Ihrem Impressum, damit der Leser erkennen kann, von wem er diese E-Mail erhalten hat und wie er den Absender kontaktieren kann
- vorsorglich noch einmal einen Link zu deiner Datenschutzerklärung – sicher ist sicher!
Im Überblick – So gehst du bei der Erstellung von DSGVO-konformen Newslettern vor
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