Videokonferenzen sind in Zeiten von COVID-19 und vermehrter Zeitknappheit so populär wie noch nie!
Doch wie kann man sicherstellen, dass der Datenschutz dabei nicht auf der Strecke bleibt? Denn auch hier lauern einige DSGVO Fallen!
Keine Angst, wir helfen dir weiter!
Im folgenden Beitrag zeigen wir dir, welche Punkte du beachten solltest, damit deine nächste Videokonferenz DSGVO-konform umgesetzt wird.
Warum ist die DSGVO für meine Videokonferenzen überhaupt relevant?
Das ist schnell erklärt! Durch die Verwendung diverser Tools werden bei Videokonferenzen immer personenbezogene Daten verarbeitet. Sei es die E-Mail Adresse des Benutzers, der Name oder auch die Telefonnummer. Irgendwelche Daten müssen immer angegeben werden. Außerdem werden im Laufe der Gespräche, oft unbewusst, personenbezogene Daten verarbeitet bzw. weitergegeben.
Dies ruft natürlich schnell die DSGVO auf den Plan. Deshalb sollten Sie auch einige wichtige Dinge im Umgang mit Videokonferenzen beachten!
Was kann ich tun, damit Videokonferenzen meinen Datenschutz nicht gefährden?
1. Geeigneten Anbieter für Ihr Videokonferenz Tool finden
Skype, Microsoft Teams, ZOOM, Google Meet…Die Auswahl an Anbietern für Videokonferenz Tools ist immens. Doch nicht alle sind aus datenschutzrechtlicher Sicht auch wirklich geeignet. Zu aller erst, sollte die Software für Geschäftstätigkeit lizensiert sein – WhatsApp und Facetime scheiden somit schon im Vorhinein aus! Doch vor allem auf einen Punkt solltest du unbedingt achten:
Verwende am besten einen Anbieter mit Sitz in der EU! Warum? Ganz einfach! Diese haben sich genauso an die DSGVO zu halten, wie du selbst. Das heißt, alle Unternehmen in der EU müssen die gleichen Anforderungen an den Datenschutz erfüllen.
Wenn du jedoch trotzdem ein Unternehmen aus Drittländern wählen möchtest, solltest du unbedingt auf ein angemessenes Datenschutzniveau achten. Die EU hat hierbei im Angemessenheitsbeschluss festgelegt, in welchen Ländern das Datenschutzniveau ausreichend ist. Dazu zählen z.B. Japan, Kanada oder die Schweiz.
Hinweis!
Prüfe zusätzlich noch die technischen & organisatorischen Maßnahmen der Anbieter – so kannst du wirklich auf Nummer sicher gehen.
2. Auftragsverarbeitungsvertrag mit deinem Anbieter abschließen
Ja, auch mit dem Anbieter deines Videokonferenz Tools musst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen. Denn dieser verarbeitet genauso die personenbezogenen Daten der Teilnehmer.
3. Videokonferenz Tool in deine Datenschutzerklärung aufnehmen
Weiters ist es sehr wichtig, dein gewähltes Videokonferenz Tool in deine Datenschutzerklärung aufzunehmen. Dabei solltest du unter anderem über folgende Punkte informieren:
- Welches Tool verwende ich?
- Zu welchen Zwecken werden dabei Daten verarbeitet?
- Wie lautet die Anschrift des Anbieters?
- Wie lange werden die Daten gespeichert?
- Habe ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Dienstleister abgeschlossen?
- usw.
Diese Informationen solltest du deinen Gesprächspartnern natürlich auch mitteilen.
Deshalb empfehlen wir dir, direkt mit der Einladung einen Link zu deiner angepassten Datenschutzerklärung mitzuschicken!
4. Selbst Maßnahmen für die sichere Durchführung deines Calls treffen
Du solltest auch selbst Maßnahmen festlegen, die du triffst, um den Datenschutz deiner Videokonferenz sicherzustellen. Die Möglichkeiten sind dabei je nach Anbieter verschieden. Folglich zeigen wir dir ein paar wichtige Dinge, die du unbedingt beachten sollten.
- Datenschutzeinstellungen manuell bestmöglich anpassen
- Hintergrund unkenntlich machen
- Keine vertraulichen Informationen in der Videokonferenz preisgeben
- Zugang zum Meeting verschlüsseln (Passworteingabe etc.)
- Verschlüsselte Datenübertragung aktivieren
- Aktivitätstracking deaktivieren
Dies sind nur einige wichtige Beispiele. Natürlich gibt es noch viele weitere Maßnahmen, die du treffen kannst. Hierbei solltest du dich genauer mit der gewählten Software auseinandersetzen.
Die gewählten Maßnahmen dokumentierst du am besten in deinen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM’s). Folglich hast du auch gleich eine Beweisgrundlage bei etwaigen Prüfungen der Datenschutzbehörde!
5. Videokonferenz nicht ohne ausdrückliche Einwilligung aufzeichnen
Keine Zeit fürs Meeting und deshalb die Kollegin bitten, die Besprechung aufzuzeichnen, um am neuesten Stand zu bleiben? Klingt zu schön um wahr zu sein. Und das ist es auch!
Aufgrund eines massiven Eingriffes in die Persönlichkeitsrechte, dürfen Videokonferenzen nicht ohne vorherige, ausdrückliche Einwilligung aller Beteiligten aufgezeichnet werden.
Fazit: Videokonferenzen – Bequem und trotzdem umständlich
So zeitsparend und bequem so ein Online Meeting auch ist, man muss dabei datenschutzrechtlich einiges beachten. Und das solltest du auch ernst nehmen. Denn sicherlich werden immer mehr und mehr Behörden in nächster Zeit beginnen, die datenschutzkonforme Umsetzung von Videokonferenzen zu kontrollieren.
Und ein unzureichender Schutz von personenbezogenen Daten bei Online Meetings stellt genauso einen Verstoß gegen die DSGVO dar. Folglich drohen im Fall der Fälle auch Bußgelder!
Also, sei vorsichtig und unterschätze Videokonferenzen nicht!
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