Du möchtest sichergehen, dass dein Unternehmen in Bezug auf den Datenschutz immer auf dem neuesten Stand ist?
Dann solltest du dich unbedingt mit dem Thema Datenschutzaudits auseinandersetzen! Denn diese sind ein absoluter Erfolgsfaktor für dein Unternehmen.
Deshalb haben wir dir alle wichtigen Infos, die du über Datenschutzaudits wissen solltest, kompakt zusammengefasst!
Und natürlich klären wir auch die Frage: Warum sind diese Audits denn eigentlich so nützlich?
Was ist eigentlich ein Datenschutzaudit?
Kurz und einfach erklärt ist ein Datenschutzaudit eine Überprüfung des Datenschutzes in deinem Unternehmen. Im Speziellen wird dabei festgestellt, wie gut du die personenbezogenen Daten schützt und ob alle Anforderungen der DSGVO umsetzt werden. Beispielsweise wird geprüft ob,
- du personenbezogene Daten rechtmäßig verarbeitest und schützt
- du das Prinzip der Datenminimierung anwendest
- du geeignete und dem neuesten Stand entsprechende technische & organisatorische Maßnahmen festgelegt hast
- du die vorgegebenen Fristen für die Speicherung und Löschung der Daten einhältst
- usw.
Keine Panik: Das Datenschutzaudit dient nicht dazu, dich bei der Behörde zu melden. Es ist lediglich eine Hilfestellung, die dir aufzeigen soll, was noch zu tun ist!
Wann sollte ich ein Datenschutzaudit durchführen?
Grundsätzlich sollten zwei verschiedene Audittypen durchgeführt werden:
Audittyp 1: Datenschutzrechtliche Bestandsaufnahme (Erstaudit)
Bei diesem Erstaudit wird erstmals der Zustand des Datenschutzes in deinem Unternehmen überprüft.
Dieses Audit solltest du durchführen, nachdem du dich das erste Mal mit dem Thema Datenschutz auseinandergesetzt hast. Nach dieser Bestandsaufnahme weißt du, was in deinem Unternehmen bereits gut umgesetzt ist und wo sich noch Lücken auftun. Beispielsweise erfährst du so, ob du ausreichende technische & organisatorische Maßnahmen definiert hast, ob deine Website DSGVO-konform ist, ob du ein geeignetes Löschkonzept erstellt hast und vor allem, ob du etwas Wichtiges in Bezug auf den Datenschutz vergessen hast.
Daraufhin kannst du Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes in deinem Unternehmen treffen. Ziel dieses Audits ist es, aufbauend darauf, dein Unternehmen DSGVO-fit zu machen.
Audittyp 2: Regelmäßige Datenschutzüberprüfungen
Laut Art. 32 DSGVO schließen die verpflichtenden technischen & organisatorischen Maßnahmen auch Folgendes ein:
„Ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.“
Diesen Punkt können regelmäßige Datenschutzaudits erfüllen. Diese sollten, je nach Bedarf, ca. alle ein bis zwei Jahre durchgeführt werden. Sie dienen dazu, zu überprüfen, ob sich etwaige Veränderungen in Punkto Datenschutz ergeben haben. Beispielsweise, ob sich neue Verarbeitungen aufgetan haben, ob die technischen und organisatorischen Maßnahmen noch auf dem neuesten Stand sind, ob alle Maßnahmen auch wirklich umgesetzt werden usw.
Aufbauend auf den Ergebnissen dieser Audits, solltest du Anpassungen in deinem Unternehmen vornehmen. Damit stellst du sicher, dass dein Datenschutzniveau auch immer gleichbleibend hoch ist und der Schutz der personenbezogenen Daten dauerhaft gewährleistet werden kann.
Warum sind Datenschutzaudits so wichtig für mein Unternehmen?
Kann ich das Datenschutzaudit einfach selbst erledigen?
Theoretisch ja. Es können auch Mitarbeiter intern diese Audits durchführen. Praktisch ist das aber nicht zu empfehlen! Warum? Dafür gibt es ein paar einfache Gründe:
- Externer Auditor hat eine unbeeinflusste Sicht auf das Unternehmen – er liefert somit ein objektives Ergebnis
- Weniger Aufwand für das Unternehmen – interne Mitarbeiter arbeiten fokussiert an Ihrem Hauptgeschäft
- Externer „Prüfer“ ist speziell geschult und hat mehr fachspezifisches Wissen und Erfahrung – dies liefert bessere Ergebnisse
Folglich empfehlen wir die Bestellung eines externen Auditors. Dies kann auch der Datenschutzbeauftragte sein!
Kurz zusammengefasst: Datenschutzaudits sichern deinen erfolgreichen Datenschutz
Datenschutzaudits sind deine Chance, dein Unternehmen in Bezug auf die DSGVO top aufzustellen.
Arbeite hierbei transparent, also führe auch an, dass du diese Audits durchführst. Das schafft zusätzliches Vertrauen. Nicht nur bei Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten, sondern auch bei der Behörde.
Folglich sieht man, dass du dich für den Datenschutz einsetzt und gewollt bist, diesen auch rechtmäßig umzusetzen.
Und diesen guten Ruf bekommen du schon ohne viel Aufwand durch extern durchgeführte Audits! Du kannst also nur gewinnen!
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